Os três jeitos mais comuns
Quase toda incorporadora conduz a personalização de um destes três jeitos, e muitas misturam os três:
- Reuniões e planilha. O comprador vem ao plantão ou ao escritório, vê amostras e um PDF com as opções, e alguém anota as escolhas numa planilha. O contrato é digitado a partir dessas anotações.
- Formulário on-line. As opções vão num formulário (Google Forms, Typeform ou parecido) e as respostas caem numa planilha. Menos reuniões, mas o resto do trabalho continua à mão.
- Software de personalização. O comprador escolhe num site com fotos e preços, o sistema soma os valores, e o contrato e a lista de materiais saem prontos das escolhas confirmadas.
Nenhum deles é errado. A pergunta é quanto cada um custa em tempo e em erros no tamanho dos seus empreendimentos. Se é a sua primeira vez, comece por o guia completo de personalização de unidades.
Quando a planilha funciona
A planilha é rápida de começar, todo mundo sabe usar e não custa nada. Para um empreendimento pequeno, com poucas unidades e poucas opções, ela costuma dar conta: uma pessoa conhece todos os compradores, as reuniões cabem na agenda e as quantidades de material se contam numa tarde.
Ela também funciona bem como lista de trabalho interna: o catálogo de materiais com fornecedor, referência e preço é, quase sempre, uma planilha. Bons sistemas importam essa planilha em vez de pedir que você digite tudo de novo.
Onde a planilha começa a travar
Os problemas aparecem quando o número de unidades, de opções ou de pessoas envolvidas cresce:
- Várias versões. O comercial tem uma cópia, a engenharia outra, suprimentos uma terceira. Ninguém sabe qual é a certa.
- Preço desatualizado. O PDF enviado no começo não muda quando o preço muda, e o comprador decide com base num valor velho.
- Digitação dupla. A escolha é anotada na reunião, digitada na planilha e digitada de novo no contrato. Cada passagem é uma chance de erro.
- Sem visão do andamento. Saber quem já escolheu, quem está escolhendo e quem nem começou exige abrir arquivos e ligar para corretores.
- Prazo sem trava. Nada impede uma mudança depois da data combinada, e ela chega quando o material já foi comprado.
- Contagem de materiais. Somar as escolhas de dezenas de unidades por ambiente e tipologia é onde as quantidades erram.
O formulário on-line resolve parte das reuniões, mas não resolve o resto: a planilha de respostas ainda precisa virar contrato e lista de compras.
Uma conta rápida
Os números abaixo são um exemplo, não dados de clientes. Troque pelos da sua equipe.
Num empreendimento de 100 unidades conduzido com reuniões e planilha:
- Reuniões de cerca de 2 horas por comprador: 200 horas.
- Cerca de 30 minutos para digitar e revisar cada contrato: 50 horas.
- Somar materiais, conferir versões e cobrar quem não escolheu: facilmente mais algumas dezenas de horas.
São mais de 250 horas por empreendimento, ou mais de 6 semanas de uma pessoa em tempo integral. Multiplique pelo custo da hora de quem atende e pelo número de lançamentos do ano: esse é o valor a comparar com o preço de um software.
Cinco perguntas para decidir
- Quantas unidades em personalização ao mesmo tempo, somando todos os empreendimentos?
- Quantas horas por unidade a sua equipe gasta hoje, de reuniões a contrato?
- Quantas pessoas mexem nas escolhas (comercial, engenharia, suprimentos, jurídico)?
- Quantas divergências entre o contratado e o instalado apareceram na última entrega?
- Quanto atraso de obra veio de escolhas que chegaram depois da hora de comprar?
O que avaliar num software de personalização
- Uso pelo comprador. Funciona bem no celular, sem instalar nada, com fotos e preço de cada opção?
- Sua marca. O site aparece com o logo e as cores da incorporadora, não do fornecedor do software?
- Configuração. Dá para importar o catálogo de uma planilha e definir opções por ambiente e por tipologia?
- Documentos. O contrato e a lista de materiais saem prontos das escolhas, num formato que o seu jurídico consegue revisar?
- Prazo. As escolhas travam na data definida, e quem não escolheu recebe o acabamento padrão?
- Dados. Acesso seguro do comprador, cada um vendo só a sua unidade, e tratamento de dados de acordo com a LGPD.
Para montar as opções em si, veja o guia sobre kit acabamento.
Como a ConfigDar substitui a planilha
Na ConfigDar, a sua equipe monta o catálogo uma vez (ou importa a planilha que já tem) e define as opções de cada ambiente por tipologia. Depois:
- Cada comprador escolhe no site da incorporadora, pelo celular, vendo fotos, preços e o total em tempo real.
- No Portal, a equipe vê quem concluiu, quem está escolhendo e quem não começou, e envia lembretes por e-mail.
- No prazo, as escolhas travam, e quem não concluiu recebe os acabamentos padrão.
- O contrato de cada comprador e a lista de materiais saem das mesmas escolhas, sem digitação.
Veja como a ConfigDar funciona, passo a passo, ou todos os recursos.
